Jak zorganizować przetarg na agencję PR

Drogi (potencjalny) Kliencie jeśli trafiłeś na naszą stronę, to znaczy, że myślisz o znalezieniu agencji PR. Zapoznaj się z naszymi praktycznymi poradami, jak zorganizować przetarg, aby znaleźć właściwą agencję (nie koniecznie naszą 😊) oraz zaoszczędzić sobie i drugiej stronie czasu, a nie ma przecież cenniejszej rzeczy niż czas właśnie.

Po pierwsze kryteria

W przetargu na usługi PR obowiązuje taka sama zasada, jak przy kupnie mieszkania. Ustal kryteria, które są dla Ciebie kluczowe. Jeśli zależy Ci na dużej Agencji, zaproś tylko takie. Jeśli najważniejsze jest dla Ciebie doświadczenie w pracy z markami pokrewnymi i konkurencyjnymi, zaznacz to na początku. Jeśli chcesz zapoznać się z referencjami innych klientów, poproś o nie.

Czy rozmiar ma znaczenie?

A teraz drogi Kliencie mała dygresja. Często spotykamy się z sytuacją, gdzie jednym z kryteriów wyboru jest skala działalności Agencji. Trudno polemizować z argumentem że duże agencje mają portfolio, które może zrobić wrażenie. Jest jedno „ale”. Dotyczy zresztą nie tylko dużych, ale też małych agencji. Najważniejsze jest to, kto będzie prowadził projekt i czy będzie miał wsparcie doświadczonego managera. Mało doświadczona osoba prowadząca projekt nie będzie partnerem dla klienta. Nie ma też doświadczenia bo siłą rzeczy portfolio agencji nie jest jej zasługą.  Dlatego warto zapytać, kto będzie osobą kontaktową i jak będzie wyglądał dedykowany zespół.

Pierwszy etap

Wracając do procedury przetargowej. Jeśli wiesz już, co jest dla Ciebie istotne, poproś o przysłanie prezentacji Agencji. Na tej podstawie wybierz 4-6 agencji, które poprosisz o przygotowanie właściwej oferty. Daj sobie wybór, ale raczej ogranicz się do tych podmiotów, które rzeczywiście pasują do profilu wymarzonej agencji. Pamiętaj, że praca nad ofertą jest czasochłonna i wymaga dużego zaangażowania wielu osób.

Daj się poznać – nie tylko na papierze

Czy wyobrażasz sobie przetarg na dom mediowy lub agencję reklamową, który odbędzie się na podstawie kilku zdaniach w mailu? Nie? My też nie. Agencja Public Relations niczym się nie różni od tych podmiotów. Potrzebujemy wiedzy o Twoim produkcie/usłudze, ich wyróżnikach, grupie docelowej, markach konkurencyjnych, celach, dotychczas realizowanych działaniach PR. Przygotuj brief – tutaj możesz skorzystać z naszego.  Jednym z istotnych elementów briefu jest wskazanie kryteriów oceny. Jeśli zależy Ci na publikacjach w konkretnych mediach, jasno to zakomunikuj. Pamiętaj jednak, że agencja PR ma być partnerem w zakresie budowania Twojego wizerunku, a nie tylko dostarczycielem określonej liczby publikacji.

Porozmawiajmy o pieniądzach

W miarę możliwości określ jakim budżetem dysponujesz. To pomoże Agencji usystematyzować myślenie i dobrać optymalny wariant. Dobra Agencja pokusi się również o pokazanie opcji budżetowej. Nie prezentując budżetu być może liczysz na większą kreatywność i to, że Agencja zaproponuje działania według swojego doświadczenia i oszacowania Twoich potrzeb. W pewnym sensie masz rację, ale z doświadczenia wiemy, że rodzi to też nieporozumienia, gdy wizja i rzeczywistość są dość odległe. Pojawia się wtedy uczucie, że agencja jest za droga, gdy najczęściej sprawę rozwiązałby dobrze dobrany pakiet usług.

Spotkajmy się

Optymalne wariantem jest danie każdej z zaproszonych agencji okazji na udział w tzw. debriefingu. Jak sama nazwa wskazuje to szansa na zadanie dodatkowych pytań. Poświęcony czas zaprocentuje. Otrzymasz lepsze oferty.

Finał

Do ostatniego etapu z reguły Klienci zapraszają 2-3 agencje. Jak dokonać ostatecznego wyboru? Podstawowe kryterium to zgodność przedstawionej oferty z briefem, ale przede wszystkim z celami biznesowymi Twojej firmy. Dobra agencja ma być Twoim partnerem, a nie tylko generatorem publikacji. Idealna strategia to nie zlepek pomysłów czy narzędzi, a przemyślana koncepcja – opowieść o tym, jak marka zaistnieje w mediach i umysłach odbiorców – od idei, po taktykę, na narzędziach i konkretach kończąc. Doceń holistyczne spojrzenie i kreatywne podejście, a także zrozumienie Twojego biznesu.
Spotkanie to też na zadanie wszystkich pytań, a przede wszystkim poznanie zespołu, sposobu bycia i myślenia. Bo to ludzie, a nie tylko strategie, wygrywają przetargi. I przede wszystkim to z poznanymi osobami będziesz Drogi Kliencie potem pracować.