Mały dokument wielkiej wagi. Krótki przewodnik po tym, jak napisać brief

Szukasz agencji PR? Chcesz otrzymać dobrą ofertę, a nie przegląd narzędzi, jakie każda agencja ma w swoim portfolio? Wypełnij brief i opowiedz nam o swojej firmie/marce. Zainwestowany czas zwróci się nie tylko w postaci lepszej jakości strategii, ale również ułatwi określenie wymagań i celów, jakie stawiasz przed agencją. Pozwoli to na uniknięcie rozczarowań. Nawet najlepsza agencja bez dokładnych instrukcji nie odgadnie Twoich potrzeb.

Poniżej znajdziesz elementy, jakie z naszego doświadczenia powinny znaleźć się w briefie, aby pomóc nam jak najlepiej odpowiedzieć na Twoje, Drogi Kliencie, potrzeby.

Informacje o firmie/marce

Im więcej kluczowych informacji nam przekażesz, tym lepiej poznamy firmę i jej produkty. Nie chodzi nam jednak o opisy lub dane, jakie można znaleźć na stronie. Taki research robimy zawsze. Potrzebne są nam informacje istotne z Twojego punktu widzenia, często nieoczywiste dla osób z zewnątrz. Istotne będą badania pokazujące jak Twoja firma/marka plasuje się na rynku, jak ją postrzegają konsumenci/odbiorcy, jaki jest jej wizerunek. Pokaż nam swoje mocne i słabe strony, wyzwania i szanse. Przedstaw nam pokrótce zarys strategii biznesowej i marketingowej, aby działania PR były osadzone we właściwym kontekście, a całość była spójna.  Podziel się swoimi doświadczeniami – co sprawdzało się w dotychczasowych działaniach PR, a co okazało się mało skuteczne.

Konkurencja

Wskaż nam marki, z którymi konkurujesz. Oraz te, do których aspirujesz. Sprawdzimy, jakie działania prowadzą.

Cele działań PR

To jeden z najważniejszych punktów. Powiedz nam dlaczego chcesz wdrożyć działania PR. Jak mają wesprzeć realizację celów marketingowych i biznesowych? Co chciałbyś dzięki nim osiągnąć?

Zakres działań

Opisz czy potrzebujesz PR korporacyjnego, produktowego i w jakim zakresie. Gdzie jeszcze widzisz zaangażowanie agencji? Czy są jakieś cele i projekty specjalne, które wymagają wparcia działań PR? Czy w najbliższym czasie są planowane akcje specjalne istotne z punktu widzenia działań PR?

Timing kampanii

Na jaki czas mamy zaplanować strategię? Czy oferta ma zawierać wstępny harmonogram?

Budżet

Określanie budżetu to niestety nadal rzadkość w przetargach PR. Praktyka, która jest regułą w przypadku przetargów na obsługę mediową i częstym zjawiskiem przy poszukiwaniach agencji reklamowej, w naszej branży zdarza się zdecydowanie za rzadko. Wiedza na temat możliwości finansowych jest ważna bo pozwala nam przedstawić realne pomysły i na tym się skupić. Bez obaw – nie ogranicza to naszej kreacji. Jest tylko wyrazem szacunku do naszej pracy i czasu, jaki zawsze poświęcamy na przygotowanie strategii.

Kryteria oceny

Powiedz co będzie dla Ciebie istotne przy ocenie ofert, a także w późniejszej pracy agencji. Jasne określenie swoich wymagań pozwala obu stronom czuć się bezpiecznie. Transparentność już na tym etapie pozwala partnerom na świadome podejście do przetargu i ewentualnej współpracy. Pamiętaj jednak Drogi Kliencie, że PR nie sprowadza się tylko do generowania publikacji. Po pierwsze, mamy do zaoferowania znacznie więcej. Po drugie, to jakość współpracy z mediami ma znaczenie w długofalowym procesie jakim jest budowanie wizerunku, tworzenie w umysłach konsumentów dobrych i trwałych konotacji i opowiadanie wciągających historii firm i marek.

Timing przetargu

Drogi Kliencie, podaj proszę realne terminy poszczególnych etapów przetargu. Znajdź czas na debriefing i uzupełnienie informacji z briefu. Uwzględnij, że dobra strategia nie powstaje w dzień czy dwa, a raczej w tydzień, do dwóch, w zależności od stopnia złożoności.

Osoba kontaktowa

Wskaż proszę kto będzie koordynatorem przetargu i podaj jej dane kontaktowe.

Mamy nadzieję, że ten krótki wpis pomoże naszym potencjalnym klientom łatwiej zorganizować profesjonalny przetarg i wyłonić partnera do obsługi PR.

Zapraszamy do kontaktu i przesyłania nam briefów 🙂

Agnieszka Malesza-Woźniak, agnieszka.malesza@triplepr.pl, 600 360 911.