Agnieszka Malesza-Woźniak

Agnieszka Malesza-Woźniak

agnieszka.malesza@triplepr.pl

Planujesz współpracę z agencją PR? Podpowiadamy na co, zwrócić uwagę tak, aby obie strony były usatysfakcjonowane podpisanym kontraktem.

Moment decyzji o wyborze agencji Public Relations prowadzi obie strony nieuchronnie do kolejnego etapu – negocjacji zasad współpracy i konkretnych zapisów w umowie. Oto kilka kwestii, na które szczególnie warto zwrócić uwagę.

Zakres współpracy

Klienci standardowo dążą do maksymalnego doprecyzowania świadczeń z zakresu Public Relations i usług komplementarnych. To w pełni zrozumiałe. PR ma być jednak narzędziem mocno elastycznym i nie warto z góry kwantyfikować np. ilości komunikatów do mediów. Wysyłajmy je wtedy, kiedy mamy coś do powodzenia, znajdziemy pomysł na temat lub zmieniające się okoliczności staną się okazją do komunikacji. Wpisanie konkretnej liczby ma wpływ na obie strony. Zbyt mała liczba zakontraktowanych materiałów może skutkować tym, że stracimy okazję do komunikacji. Podobnie rzecz kształtuje się w przypadku Social Mediów. Oprócz kontraktowania świadczeń, możemy określać liczbę godzin, jaką agencja poświęci danej kwestii w trakcie miesiąca.

Warto tutaj dodać punkt, czego, przewrotnie, wynagrodzenie nie obejmuje, aby uniknąć zaskoczenia.

Akceptowanie materiałów

Warto również w umowie wpisać sposób akceptacji materiałów. Podstawowy zapis o tym, że każdy tekst przed przekazaniem mediom musi być akceptowany przez klienta, można rozgraniczyć i pokazać jakiego typu materiał wymaga jakiego poziomu akceptacji. Część plików w przypadku niektórych klientów musi być np. akceptowana przez centralę. Taki zapis można zawrzeć już w kontrakcie. Można również wskazać konkretne osoby.

W niektórych umowach reguluje się również kwestie reakcji na raport czy podsumowanie spotkania. `

Prawa autorskie

Kolejny punkt, który budzi emocje to kwestia przeniesienia praw autorskich. Istotne jest wprowadzenie rozróżnienia – agencja może przenieść na klienta tylko prawa do tych utworów, do których sama je posiada – czyli wytwarzanych przez jej pracowników lub podwykonawców – o ile podpisuje z nimi stosowne umowy. Najczęściej ta druga opcja wiąże się również z wyższym kosztem. Dlatego istotne jest, aby klient już na etapie umowy i negocjacji jasno komunikował, jakiego zakresu praw oczekuje. Ma to wpływ na negocjacje stawek z podwykonawcami, wymusza podpisanie stosownych umów i wprowadzenie odpowiednich zapisów do umowy ramowej z agencją pr.

Kwestie wynagrodzenia

W umowach z klientami zawsze rozdzielamy kwestie związane z fee agencji z kosztami zewnętrznymi takimi jak np. monitoring mediów, opłatę za biuro prasowe. Daje to klientowi pełną transparentność.

RODO

W przypadku stałej współpracy, podpisujemy dodatkową umowę powierzenia regulującą kwestię powierzenia nam przez klienta danych. Jest to szczególnie istotne, gdy realizujemy takie usługi jak wysyłka newslettera. Można oczywiście zawrzeć takie zapisy w samej umowie.

Poufność

Z jednej strony dla szanującej się agencji to standard – ale oczywiście zapis ten powinien znaleźć się w umowie. Standardowo okres, gdy obowiązuje to 5 lat, ale okres 10 lat również jest stosowany. Wysokość kar umownych to z kolei bardzo indywidualna kwestia, często regulowana już na etapie NDA podpisywanego na etapie przetargu.

Zlecenia dodatkowe

Umowa ramowa może nie tylko regulować kwestie związane z bieżąca obsługą, ale też tryb zlecania agencji prac dodatkowych. Dzięki odpowiednim zapisom w umowie, można to potem rozwiązać na poziomie kosztorysu i jego pisemnej akceptacji bez konieczności podpisywania kolejnych umów. W umowie głównej musimy zatem zawrzeć takie kwestie jak: zaliczki na poczet działań dodatkowych, sposób i termin finalnego rozliczenia, a także odpowiedzialność klienta w momencie wycofania się ze zlecenia w trakcie jego realizacji.

Jako agencja Public Relations z kolei doceniamy na etapie umowy precyzyjne informacje do kogo kierować fakturę, kiedy wychodzą standardowo płatności. Wtedy możemy dostosować termin płatności i sposób wysyłki dokumentów, aby proces ten przebiegał gładko.